Gestione Dati
La massiva migrazione verso la digitalizzazione documentale, la documentazione elettronica, il mailing interno, le piattaforme intranet, hanno determinato negli ultimi anni una drastica riduzione dei supporti cartacei.
Il D.M.S. (Document Management System) letteralmente "Sistema di gestione dei documenti" , è una categoria di sistemi hardware e software combinati al fine di organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti: questo impone contestualmente agli utilizzatori una conoscenza di base e l'affidarsi a professionisti che sappiano consigliare in maniera oculata le soluzioni che garantiscono:
- una integrazione dei sistemi e dei flussi di dati, i quali devono essere compatibili per tutti gli utenti
- la corretta tenuta degli archivi e l'esecuzione di backup centralizzati
- soluzioni per il recupero dei dati accidentalmente cancellati o memorizzati su supporti danneggiati
- la distruzione degli archivi su devices dismessi o a fine vita o leasing
Il tutto nel rispetto delle normative vigenti, che prevedono rigidi protocolli operativi ed altrettante sanzioni per le inadempienze accertate.
Inoltre, in una ottica di controllo di gestione, è opportuno che la proprietà abbia sempre sotto controllo i flussi informativi, al fine di identificare sempre gli accessi agli archivi ed identificare sempre la provenienza in entrata e soprattutto in uscita, al fine di prevenire anche qualsivoglia fuga di informazioni riservate o fenomeni di spionaggio industriale.
I principali vantaggi comportano:
- La rintracciabilità in tempo reale di tutti i documenti e riduzione di costi e tempi di ricerca e la relazione tra tutte le aree aziendali;
- Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui
documenti archiviati e identificazione e monitoraggio dei flussi (workflow);
- Flessibilità di gestione dei documenti, e trasmissione
telematica;
- Aumento dell’efficienza e integrazione delle immagini e dei
documenti con i dati gestionali;
- Utilizzo titolario di classificazione dei documenti (indice
delle tipologie dei documenti);
- Possibile accessibilità ai disabili;
- Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa;
- Eliminazione di una parte dei materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali) e valorizzazione del personale che può essere destinato a funzioni di maggiore produttività rispetto alla gestione del cartaceo;